REUNIONES DE TRABAJO

Las reuniones de trabajo puede definirse como grupos de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con un objetivo específico.

Destacan  dos afirmaciones: “con un objetivo específico” y  “durante un tiempo determinado”. Son estos dos elementos los que diferencian las reuniones de trabajo productivas de aquellas ineficaces.

Son muchas las reuniones de trabajo que se celebran en una organización. Pero ¿cuántas de éstas discurren satisfactoriamente? ¿Cuántas veces se consiguen los objetivos que se plantearon?  ¿Se definen con claridad los objetivos?

Los tipos de reuniones de trabajo son:

• De Información. Normalmente, una reunión se lleva a cabo con el fin de facilitar o recoger información.
• De Acción. Una reunión también puede realizarse con el objeto de actuar sobre la información.
• Combinación. También es posible que la reunión tenga como fin compartir información y actuar.

Para llevar a cabo reuniones de trabajo eficaces es preciso tener en cuenta una serie de aspectos en los tres momentos clave:

Antes de las reuniones de trabajo

Una de las maneras de prevenir algunos de los problemas que dificultan el desarrollo de reuniones de trabajo eficaces, es su preparación. Este es el momento de pensar sobre cómo pueden manejarse las situaciones que puedan surgir durante la reunión.

•  Planificar la reuniones de trabajo. Planificar los aspectos más importantes, incluyendo la identificación del objetivo, participantes, programa de la reunión y su duración.
• Confeccionar y revisar la agenda. Quién hará qué, así como conectar con los miembros que han de realizar aportaciones en algún punto del orden del día y asegurar que preparen su intervención.
• Planear estrategias para equilibrar la participación. El líder deberá preparar la estrategia a seguir para que la participación sea equilibrada.
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Durante las Reuniones de Trabajo

La planificación ya ha sido completada, la convocatoria ha sido enviada y el día de la reunión ha llegado. ¿Qué hay que hacer ahora?

• Puntualidad. Llegar temprano. Revisar el espacio físico. Empezar puntualmente es el primer elemento de control a establecer. Con frecuencia se tiene la tendencia a esperar a los rezagados. ¡No hacer eso nunca! Finalizar también puntualmente.
• Romper el hielo. Las actividades que sirvan para “romper el hielo” son especialmente efectivas al principio de la formación del equipo y cuando la energía del grupo es baja.
• Organizar. No permitir que un elemento informativo se convierta en tema de debate. Una vez que la reunión de trabajo empieza, todos deben prestar el máximo de atención. Nadie debe abandonar la sala, a no ser por un tema realmente urgente.  Nadie debe interrumpir  el trabajo del equipo. Estas normas deben ser recordadas repetidamente.
• Revisar la agenda. Comenzar cada reunión con un breve repaso a los puntos del orden del día. Este es el momento de añadir, eliminar o modificar alguno de sus puntos, así como el tiempo estimado para tratar cada uno de ellos.
• Estado de los objetivos. El  líder tiene la opción de presentar cuál es el estado actual de los objetivos de la reunión de trabajo, como medio para centrar al grupo y dirigirlo hacia las metas.
• Solicitar contribuciones. El líder debe buscar las contribuciones de los participantes a los temas tratados.
• Clarificar.Resumir los puntos de acuerdo y clarificar las opiniones opuestas. Se debe estar seguro de que todos entienden lo mismo cuando se expresan las posturas y puntos de vista.
• Mantener la atención. Durante las reuniones de trabajo, los asistentes deben estar centrados en el tema que se trate en cada momento. No hay que permitir largas pausas ni discusiones demasiado largas.
• Resumir y finalizar la reunión. Resumir los logros alcanzados, las decisiones tomadas, qué temas han sido cerrados, relacionándolos con los objetivos originales. Elaborar el acta de la reunión, que ha de ser breve y operativa.

Después de las Reuniones de Trabajo

Tras una reunión de trabajo, es conveniente plantearse algunas cuestiones que permitan evaluarla con mayor profundidad y establecer acciones de mejora.

• ¿Cómo transcurrió?
• ¿Se ajustó su desarrollo al orden del día?
• ¿Qué hay que hacer para la próxima vez?
• ¿Qué fue bien y qué no tan bien?

Una sencilla lista de verificación  de reuniones de trabajo se expone a continuación.

En una reunión, dos o más personas se reúnen para discutir uno o varios temas, a menudo en un ambiente formal. En una organización, las personas de la reunión pertenecen al mismo organismo o institución, ya sea pública o privada, son convocadas mediante un orden del día y los acuerdos adoptados se incluyen en el acta de la reunión.

Definiciones

Una reunión es un acto o proceso por el que un grupo de personas se unen, como un conjunto, con un propósito común.¹

Es la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, voluntaria o accidentalmente. Puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.²

En una organización, una reunión convoca a dos o más personas con el propósito de lograr un objetivo común a través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información o la posibilidad de llegar a un acuerdo.³Las reuniones pueden producirse cara a cara o virtualmente, mediadas por la tecnología de comunicaciones, tales como una videoconferencia.

Por lo tanto, una reunión organizada se puede distinguir de otros tipos de reuniones, como un encuentro casual (no ha sido convocado), un espectáculo deportivo o un concierto (en ambos casos existe escasa interacción verbal), una fiesta o la compañía de los amigos (sin ningún objetivo común que lograr) y una demostración o concentración política (cuyo objetivo común se logra principalmente a través del número de manifestantes presentes, no mediante la interacción verbal).

A veces el término es utilizado para referirse a las conferencias o congresos, ya sean científicos, comerciales o de otro tipo, que son eventos realizados en un hotel, centro de convenciones o cualquier otro lugar dedicado a estas reuniones.³ En este sentido, el término reunión se aplica a conferencias (una persona realiza una disertación o presentación ante muchas, durante una o dos horas), seminarios (por lo general varias presentaciones realizadas ante un grupo menor, con una duración aproximada de un día), talleres (más pequeños, con los participantes desempeñando roles activos), jornadas (grupos de tamaño medio, reunidos uno o más días), congresos (varios días, incluyendo eventos de distinto tipo) , exposiciones o ferias de muestras (con pequeños stands atendidos por personas, que son visitados por los transeúntes), cursos de formación (uno o varios presentadores, varios días generalmente no consecutivos), sesiones de formación en equipo y eventos de lanzamiento. Otros nombres específicos de reuniones organizadas son los paneles, mesas redondas,foros, Phillips 6-6, etc.

Funciones de las reuniones

Las funciones de las reuniones son muy diversas: informar, recoger información, formar, intercambiar puntos de vista, llegar a acuerdos, generar ideas, tomar decisiones, etc.⁴ Los objetivos de las reuniones Son tan variados como los propios asistentes a las reuniones y los organismos a los que representan. Por los equipos de trabajo en la empresa y según como se den las reuniones serán las reuniones de trabajo.

Tipos de reuniones

Sesiones legislativas de las diferentes asambleas parlamentarias: reuniones de las comisiones parlamentarias o sesiones plenarias delCongreso, Senado, Parlamento...Existe una gran diversidad de reuniones organizadas, tanto públicas como privadas, cuya diferencia fundamental reside en el objetivo que persiguen y la institución a la que pertenecen sus miembros. Muchas de ellas disponen de nombres específicos. Entre los ejemplos más comunes podemos encontrar:

• Reuniones de organismos gubernamentales (reuniones del Consejo de Ministros, reuniones de subsecretarios) o internacionales (reuniones de .
• Reuniones de organismos administrativos (Pleno municipal...)
• Reuniones de organismos judiciales (audiencias...)
• Reuniones de instituciones docentes (claustro de profesorado) y académicas (congresos científicos...)
• Reuniones en las empresas: Junta general de accionistas; consejo de administración; reuniones de trabajo (entre miembros de una misma sección de la empresa, o asignados a un mismo cliente, asunto o proyecto; reunión de personal (entre el gerente y los que están bajo su coordinación); reunión de gestión (entre directivos).

Hay ciertas reuniones organizadas que cuentan con una asistencia masiva de personas que no forman parte de una misma organización sino que mantienen otros puntos de interés común. Poseen un lugar y una fecha y horas de celebración, pero su finalidad no es la de tomar decisiones o alcanzar acuerdos sino la de informar o concienciar a los asistentes sobre algunas cuestiones. Es el caso de los mítines, manifestaciones o concentraciones políticas, asistencia a eventos deportivos, culturales, etc.

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